Wer ist an der Vorbereitung des Hinweisgeberverfahrens zu beteiligen?

Aktualisiert am 12. Januar 2024

Aus dem französischen Gesetz Sapin II und seiner Durchführungsverordnung ergeben sich die Rahmenbedingungen für das Hinweisgebersystem und Hilfestellungen für die Erstellung der für das Hinweisgeberverfahren notwendigen Unterlagen.

Zur Sicherstellung eines gut funktionierenden Hinweisgebersystems sollte ein Verfahren erstellt werden, das der Kultur des Unternehmens bzw. der Unternehmensgruppe entspricht.

Für die Vorbereitung eines den Bedürfnissen des Unternehmens angepassten Verfahrens sind insbesondere die folgenden Empfehlungen und Fragen relevant:

• Bildung eines Teams, das für die Einführung des Hinweisgebersystems verantwortlich ist; Einbindung von Mitarbeitern der betroffenen Abteilungen: Personal, Finanzen, IT, Kommunikation, …
• Soll für jede Gesellschaft der Unternehmensgruppe ein Hinweisgebersystem oder soll ein gemeinsames System für mehrere Gesellschaften desselben Konzerns eingerichtet werden?
• Einführung eines Hinweisgebersystems innerhalb Frankreichs oder eines grenzüberschreitenden gemeinsamen Systems?
• Sollen mehrere Meldekanäle für den Hinweisgeber zur Verfügung stehen: Vorgesetzter, Telefonhotline, E-Mail, Onlineplattform?
• Interne oder externe Bearbeitung der Hinweise?
• Sicherstellung der Systemsicherheit, damit die Vertraulichkeit und ggf. die Anonymität bestimmter Hinweisgeber gewahrt bleiben
• Entscheidung, wer für die Prüfung der Meldungen und etwaigen Untersuchungen entsprechend des jeweiligen Gegenstand der Meldung(Korruption, unlauterer Wettbewerb, HR …) zuständig ist
• Vorbereitung eines Verfahrens zum Krisenmanagement
• Vorbereitung der Vorlage des Hinweisgebersystems zur Anhörung an die Personalvertreter sowie der Information des Personals
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