Edition spéciale LFA Covid-19 : Droit des sociétés I Mise à jour le 26 mars 2020

Face à la propagation du Covid-19 ou Coronavirus, nombreuses sont les entreprises à s’interroger sur les actions qu’elles peuvent mettre en œuvre pour faire face aux conséquences de la baisse, voire de l’arrêt de leur activité et/ou pour assurer la continuité de leur activité, en respectant les mesures de sécurité régulièrement rappelées par le gouvernement.

Sont présentées dans le présent document les différentes questions qui nous ont été posées par nos clients et dont nous partageons les réponses que nous y avons apportées.

Nous attirons votre attention sur le fait que les réponses ci-dessous fournies sont données à titre indicatif et non définitif et ne sauraient constituer une consultation juridique engageant la responsabilité de GGV Avocats – Rechtsanwälte.

Les réponses apportées aux questions ci-dessous font état du droit positif d’une part et des modifications aménagées spécifiquement pour faire face à l’état d’urgence par les deux Ordonnances du 25 mars 2020 d’autre part. Ces réponses seront régulièrement mises à jour en fonction des annonces du gouvernement, et de la publication des différents textes législatifs et/ou réglementaires.

Actualités France

  1. Introduction
  2. Approbation des comptes
  3. Approbation des comptes - L’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle ou la décision de l’Associé Unique devant délibérer sur les comptes annuels peut-elle être reportée ?
  4. Approbation des comptes - En cas de report de l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle, que se passe-t-il pour les mandats expirant à une date fixe et non à la date de l’Assemblée ?
  5. Approbation des comptes - Le report de l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle emporte-t-il nécessairement un report du versement des dividendes ?
  6. Approbation des comptes - Le report nécessite-t-il un ajustement des comptes annuels de l’exercice clos en cas d’événement exceptionnel survenu depuis la date de clôture ?
  7. Approbation des comptes - Dans les sociétés anonymes avec conseil d’administration, le Conseil d’Administration peut-il se réunir par voie de visio-conférence pour arrêter les comptes annuels?
  8. Approbation des comptes - L’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle peut-elle se réunir par voie de visio-conférence pour délibérer sur les comptes annuels?
  9. Approbation des comptes - Alternativement, les comptes annuels peuvent-ils être approuvés par correspondance ou consultation écrite ?
  10. Autres assemblées générales et conseils d'adminsitration - Qu’en est-il des réunions du conseil d’administration et des assemblées générales devant délibérer sur un autre sujet que l’arrêté des comptes ou l’approbation des comptes ?
  11. Exercice des droits des instances représentatives du personnel - Comment les instances représentatives du personnel exercent-elles leurs droits en cas de réunion par vision conférence ou de consultation écrite ?
  12. Formalités légales - Les formalités légales peuvent-elles être normalement réalisées ?
  13. Formalités légales - Que se passe-t-il si les formalités légales prennent du retard ?
  14. Formalités légales - Que se passe-t-il si un acte ne peut pas être enregistré dans 30 jours auprès de l’administration fiscale ?

Actualités France

Introduction

La présente FAQ fait état du droit positif tel que prévu par les dispositions légales et réglementaires d’une part, et mentionne d’autre part les aménagements spécifiques mis en place par les deux Ordonnances prises en application de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 :

– « Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 »

– « Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19 ».

Approbation des comptes

L’Ordonnance qui devrait être prise par le Gouvernement en application de la Loi d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 du 22 mars 2020 devrait prévoir une simplification et une adaptation des  règles relatives à l’approbation et à la publication des comptes annuels, à l’affectation des bénéfices et au paiement des dividendes.

Approbation des comptes - L’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle ou la décision de l’Associé Unique devant délibérer sur les comptes annuels peut-elle être reportée ?

Oui. En principe, les comptes annuels doivent être approuvés par l’Assemblée Générale ou l’Associé Unique dans les 6 mois suivant la clôture de l’exerce social. Pour les comptes de l’exercice clos le 31 décembre 2019, les comptes doivent ainsi être approuvés au plus tard le 30 juin 2020.  La date limite d’approbation des comptes peut toutefois être reportée. Il faut pour cela déposer une requête  au plus tard le dernier jour du délai légal d’approbation des comptes, soit au plus tard le 30 juin 2020 pour les sociétés qui ont clôturé leurs comptes au 31 décembre 2019.  La requête doit être adressée au Président du Tribunal de Commerce dont dépend le siège social de la Société et mentionner les motifs de la demande de report. Il peut s’agir de l’impossibilité matérielle pour l’Assemblée de se réunir ou de l’impossibilité de réaliser l’audit des comptes compte tenu de la crise sanitaire.  La date d’approbation des comptes peut être reportée jusqu’à 6 mois renouvelables. En pratique, il est très rare que la demande de report soit rejetée.

L’Ordonnance n° 2020-318 prévoit une prorogation automatique de 3 mois du délai imposé par les textes législatifs pour l’approbation des comptes. Cette prorogation automatique s’applique à toutes les personnes morales clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire. En pratique, cela s’applique donc à toutes les sociétés ayant clôturé leurs comptes au 31 décembre 2019.

Une exception toutefois:  les comptes des sociétés dotées d’un commissaire aux comptes qui a émis son rapport avant le 12 mars 2020 devront être approuvés dans les délais légaux sauf autorisation par le Président du Tribunal de commerce.

L’établissement des comptes prévisionnels peut-il être reporté ?

Les sociétés clôturant leurs comptes ou leur semestre entre le 30 novembre 2019 et le 23 juin 2020 et ayant réalisé à la clôture de leur exercice un chiffre d’affaires de plus de 18 millions € et/ou celles possédant plus de 300 salariés pourront reporter l’établissement de leurs comptes prévisionnels de deux mois.

Approbation des comptes - En cas de report de l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle, que se passe-t-il pour les mandats expirant à une date fixe et non à la date de l’Assemblée ?

Lorsque l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle est reportée, les mandats expirant à date fixe sont prolongés jusqu’à ce qu’une Assemblée Générale puisse être organisée.

Approbation des comptes - Le report de l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle emporte-t-il nécessairement un report du versement des dividendes ?

Oui. La distribution de dividendes ne peut intervenir qu’après l’approbation des comptes et la décision d’affectation du résultat. Ainsi, tant que l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle ne s’est pas tenue, aucun dividende ne peut être distribué. Alternativement, tant que l’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle n’est pas en mesure de se réunir pour approuver les comptes et décider l’affectation du résultat, il est possible, sous certaines conditions qui devront être vérifiées au préalable, de décider la distribution d’un acompte sur dividendes. Cette décision relève de la compétence exclusive du conseil d’administration, du directoire, du gérant ou du président de la société selon le cas, qui ont qualité pour décider de répartir l’acompte, en fixer le montant et la date de répartition.

Aucune modification à cette règle n’a été apportée par les Ordonnances.

Approbation des comptes - Le report nécessite-t-il un ajustement des comptes annuels de l’exercice clos en cas d’événement exceptionnel survenu depuis la date de clôture ?

L’ajustement des comptes devient nécessaire lors de la survenance d’un événement ayant un lien direct et prépondérant avec l’exercice clos. A défaut, l’événement intervenu ne peut pas être rattaché à ce même exercice, et il n’est donc pas nécessaire de procéder à l’ajustement des comptes. Toutefois ledit événement devra être mentionné dans le rapport de gestion  au titre des évènements significatifs survenus depuis la date de clôture. Certains commissaires aux comptes ont d’ailleurs déjà demandé que la crise sanitaire soit mentionnée dans le rapport de gestion parmi lesdits événements, et que les conséquences en soient appréhendées dans le cadre des perspectives d’avenir qui doivent être mentionnées dans le rapport de gestion.

Approbation des comptes - Dans les sociétés anonymes avec conseil d’administration, le Conseil d’Administration peut-il se réunir par voie de visio-conférence pour arrêter les comptes annuels?

En principe, le procédé de visio-conférence ne peut pas être utilisé pour les réunions du Conseil d’Administration  en vue de l’établissement des comptes annuels, du rapport de gestion, des comptes consolidés et du rapport sur la gestion du groupe.

Exceptionnellement, l’Ordonnance n° 2020-321 permet que toutes les réunions du conseil d’administration prévues entre le 12 mars 2020 et le 31 juillet 2020 se tiennent au moyen d’une conférence audiovisuelle ou téléphonique. Ces moyens de télécommunication doivent permettre l’identification des participants et garantir leur participation effective. Ils doivent également assurer une transmission continue et simultanée des débats.

L’Ordonnance  n° 2020-321 permet aussi, pour les réunions du Conseil d’Administration, la consultation écrite, dès lors que le principe de collégialité demeure préservé.

Ces aménagements sont applicables sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.

Approbation des comptes - L’Assemblée Générale Ordinaire Annuelle peut-elle se réunir par voie de visio-conférence pour délibérer sur les comptes annuels?

En principe :

Si la tenue des assemblées générales par visio-conférence est prévue par les statuts, les comptes annuels des sociétés anonymes non cotées, des sociétés par actions simplifiées, des sociétés en commandite, des sociétés en nom collectif et des sociétés civiles peuvent être approuvés par visio-conférence. Le recours à d’autres moyens de télécommunication est également autorisé, dès lors qu’il est prévu par les statuts et qu’ils permettent l’identification des actionnaires ou associés participant à l’assemblée à distance.

Seules les sociétés à responsabilité limitée ne peuvent avoir recours à cette technique dans le cadre de l’approbation des comptes annuels.

Les sociétés anonymes dont les statuts permettent aux actionnaires de voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication doivent aménager un site internet exclusivement dédié à cette procédure et auquel les actionnaires ne peuvent accéder qu’après s’être identifiés au moyen d’un code.

 

L’Ordonnance n° 2020-321 prévoit à titre exceptionnel que, pour toutes les formes de sociétés,  toutes les assemblées générales tenues entre le 12 mars 2020 et le 31 juillet 2020  peuvent être tenues au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Les moyens de télécommunication mis en place doivent assurer une retransmission continue et simultanée des délibérations et permettre l’identification des participants.  Par exception, les sociétés dont les statuts prévoient déjà la tenue des assemblées par des moyens de télécommunication sont soumises aux règles qui les régissent habituellement.

Sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par voie conférence téléphonique ou audiovisuelle,  même si les statuts ne le prévoient pas ou prévoient une clause contraire.

Les actionnaires/associés et le Commissaire aux comptes le cas échéant sont valablement avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la tenue de l’assemblée.

Pour les assemblées déjà convoquées, l’organe dirigeant pourra valablement modifier les modalités de la tenue de l’assemblée générale jusqu’à 3 jours ouvrés avant la date des délibérations.

Approbation des comptes - Alternativement, les comptes annuels peuvent-ils être approuvés par correspondance ou consultation écrite ?

En principe :

Dans les sociétés anonymes non cotées, l’approbation des comptes peut avoir lieu par correspondance, sans que les statuts n’aient besoin de l’autoriser.

Dans les sociétés par actions simplifiées et les sociétés civiles, la consultation par correspondance est possible si elle est prévue par les statuts.

Pour les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés en nom collectif, l’approbation des comptes annuels requiert obligatoirement la tenue d’une assemblée générale des associés. Elle ne peut donc pas faire l’objet d’une consultation écrite.

L’Ordonnance n° 2020-321  prévoit, à titre exceptionnel, que lorsque la loi le permet, les décisions de toutes les assemblées pourront être prises,  entre le 12 mars 2020 et le 31 juillet 2020, par voie de consultation écrite de leurs membres, sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer.

En pratique donc, les comptes annuels des sociétés anonymes, des sociétés par actions simplifiées et des sociétés civiles peuvent en tout état de cause être approuvés par voie de consultation écrite, dès lors que la consultation écrite a lieu entre le 12 mars 2020 et le 31 juillet 2020.

Les Ordonnances ne prévoient aucune règle spéciale pour les SARL.

Autres assemblées générales et conseils d'adminsitration - Qu’en est-il des réunions du conseil d’administration et des assemblées générales devant délibérer sur un autre sujet que l’arrêté des comptes ou l’approbation des comptes ?

 

En principe :

Dans les sociétés anonymes à conseil d’administration non cotées, les administrateurs peuvent se réunir par visio-conférence ou d’autres moyens de télécommunication permettant leur identification, à condition que les statuts ne l’interdisent pas. Dans ce cas, les modalités de la réunion du Conseil d’Administration doivent être fixés par un Règlement Intérieur.

En outre, les statuts des sociétés anonymes peuvent prévoir la possibilité d’une consultation écrite des administrateurs pour toutes les  décisions,  à l’exception de celles relatives à l’établissement des comptes annuels.

Quelle que soit la forme de la société,  les réunions des actionnaires ou associés autre que l’assemblée générale ordinaire annuelle peut avoir lieu par visio-conférence ou par le biais d’autres moyens de télécommunication permettant l’identification des participants, à condition toutefois que le procédé soit prévu par les statuts.

L’Ordonnance n° 2020-321 prévoit à titre exceptionnel que, pour toutes les formes de sociétés, toutes les réunions de conseil d‘administration et les assemblées générales appelées à se tenir entre le 12 mars 2020 et le 31 juillet 2020  peuvent être tenues au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle sans que cela ne doive avoir été préalablement prévu par les statuts ou le règlement intérieur le cas échéant, ou sans que les statuts, ou le règlement intérieur le cas échéant, ne puissent s’y opposer.

Les moyens de télécommunication mis en place doivent assurer une retransmission continue et simultanée des délibérations et permettre l’identification des participants.  Par exception, les sociétés dont les statuts prévoient déjà la tenue des assemblées par des moyens de télécommunication sont soumises aux règles qui les régissent habituellement.

Sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par voie conférence téléphonique ou audiovisuelle,  même si les statuts ne le prévoient pas ou prévoient une clause contraire.

Les actionnaires/associés et le Commissaire aux comptes le cas échéant sont  avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la tenue de l’assemblée.

Pour les assemblées déjà convoquées, l’organe dirigeant pourra modifier les modalités de la tenue de l’assemblée générale jusqu’à 3 jours ouvrés avant la date des délibérations.

Exercice des droits des instances représentatives du personnel - Comment les instances représentatives du personnel exercent-elles leurs droits en cas de réunion par vision conférence ou de consultation écrite ?

Dans les sociétés dotées d’un Conseil Economique et Social et de plus de 50 salariés, les représentants du Comité Social et Economique doivent être convoqués aux réunions des assemblées générales et, lorsqu’il en existe un, aux réunions du conseil d’administration.  Ils ont donc la possibilité d’assister à ces réunions s’ils le souhaitent.

Si l’assemblée générale ou la réunion du conseil d’administration se déroule par visioconférence, il conviendra de donner également ai représentants du Comité Economique et Social la possibilité de participer à ladite réunion par visioconférence. De la même manière, si une consultation écrite est organisée, les représentants du Comité Social et Economique devront être informés de l’ordre du jour et des projets de résolution.

Aux termes de l’Ordonnance n° 2020-321, les représentants du Comité Social et Economique sont valablement avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective.

Formalités légales - Les formalités légales peuvent-elles être normalement réalisées ?

A ce jour les services du greffe pour la gestion des formalités légales semblent être normalement opérationnels quoique ralentis. C’est seulement en cas d’inaccessibilité du site web que les documents devront être envoyés aux greffes en original.

L’ensemble des formalités légales peuvent être effectuées en ligne, par le biais des plateformes Infogreffe.fr et Tribunaldigital.fr. Il est à noter que les greffes d’Alsace et de Lorraine sont depuis quelques semaines également connectés à Infogreffe.

Aux termes d’une communication publiée le 20 mars 2020, le Président d’Infogreffe a indiqué que les services en ligne d’Infogreffe sont librement accessibles et qu’il est possible d’effectuer toutes les démarches et formalités au Registre du commerce et des sociétés sur le site infogreffe.fr.  Il est par ailleurs toujours possible de saisir le Tribunal de commerce du lieu où est enregistré la société et de suivre les dossiers et procédures en cours sur le site tribunaldigital.fr.

Formalités légales - Que se passe-t-il si les formalités légales prennent du retard ?

Un éventuel retard dans l’exécution des formalités légales auprès du Registre du commerce et des sociétés et une modification subséquente de l’extrait Kbis n’auraient pour conséquence qu’une inopposabilité aux tiers de ladite modification. En effet, les décisions de modifications deviennent effectives dès la prise de décision par l’Assemblée Générale ou l’Associé Unique. Les modifications ne seraient donc pas privées d’effet du seul fait d’un retard dans l’exécution des formalités légales.

Formalités légales - Que se passe-t-il si un acte ne peut pas être enregistré dans 30 jours auprès de l’administration fiscale ?

Certains actes doivent impérativement être soumis à l’enregistrement, et notamment toutes  les décisions relatives à la modification du capital social, la dissolution, la liquidation, la cession de droits sociaux ou de fonds de commerce. Ces actes doivent enregistrés auprès de l’administration fiscale dans les 30 jours suivant la date des décisions ou de l’acte. En cas de retard, l’administration fiscale peut appliquer des intérêts de retard correspondant à 10% du montant des droits d’enregistrement, majoré de 0,20% par mois de retard.

L’enregistrement requiert le dépôt ou l’envoi des exemplaires originaux des procès-verbaux ou des actes à enregistrer.

Compte tenu des mesures de confinement, tant le dépôt des actes au guichet de l’administration fiscale que l’envoi par courrier ou coursier peuvent être compromis ou retardés.

Il semblerait que les services de l’administration fiscale pour l’enregistrement des actes soient fermés. Si des actes étaient enregistrés avec retard, soit à cause des difficultés d’envoi par la poste, soit parce que le guichet de l’administration fiscale est fermé, une demande de remise des pénalités de retard pourrait être à jointe à la demande d’enregistrement.

Compte tenu des circonstances, il nous paraît toutefois peu probable que l’administration fiscale applique des pénalités de retard pendant cette période.

LFA version Allemande
L'Équipe Franco-Allemande de GGV